こんにちは、@morishin127 です。クックパッドの在宅勤務環境 - クックパッド開発者ブログ でも書かれていた通り、クックパッドは2月18日から現在に至るまで全従業員が原則在宅勤務となっています。突然の在宅勤務体制の中でも社員がなるべくいつも通りの生産性を発揮できるように様々な取り組みを行っています。このような状況になる以前から Slack や Zoom、GitHub Issue などのコミュニケーションツールが職種を問わず日常的に利用されていたため、比較的物理的な制約を受けないコミュニケーションができていたと感じていますが、それでもやはり全員が在宅勤務になると色々な課題が生じました。従業員に向けたアンケートでは次のような課題が挙がっていました。
続きを読む在宅勤務環境を改善する社内オンラインハッカソンを開催した話
CTO の成田です。星による記事、 在宅勤務環境の継続的改善 でもご紹介した通り、クックパッドでは国内外のグループ全体で在宅勤務に切り替えており、同時に勤務環境づくりに取り組んでいます。
先の記事では、椅子・机などのファシリティレンタルや、IT システムの整備、コミュニケーションの改善など、様々な取り組みをご紹介しました。本稿では、このような取り組みの一環として開催した、在宅勤務環境改善の社内ハッカソン「Hackarade Remote」についてご紹介します。
テーマは「私の Work From Home の課題解決」
社員同士のコミュニケーションの問題や、家庭環境の問題など、長期の在宅勤務には様々な課題があることはご存じかと思います。今回のハッカソンでは「在宅勤務で困っているかもしれない誰か」を想像で助けるのではなく、「自分が困っていること」を自分で解決するということに主眼を置いてテーマを設定しました。多くの人が助かるような最大公約数的な課題解決はすでに会社として取り組んでいるため、ここではそういった全体施策ではキャッチアップできないような粒度の課題を自分で見つけて自分で解決するというのが狙いでした。
作品例
まずは受賞作品の 3 作をご紹介します。
リモートユーザーインタビュー便利くん
@hiragram による作品です。こちらは CTO 賞を受賞しました。
クックパッドではサービス開発の際にユーザーインタビューを多用するのですが、いまはこれまでのような対面でのインタビューを実施できなくなっています。そのためユーザーさんと Zoom でやりとりをしながら開発中のプロトタイプを触ってもらうのですが、現時点の Zoom の iOS アプリでは、たとえばクックパッドアプリの画面を共有してもらいながらユーザーさんの表情も見る、ということができません。そのため、アプリを使ってもらった際のユーザーさんの反応を感じ取りにくいという課題がありました。
そこで開発された「リモートユーザーインタビュー便利くん」は、iOS クックパッドアプリの開発版において、アプリの操作画面とカメラ映像を iOS 版 Zoom アプリを使って配信できる機能を追加したものです。内部的には、Zoom アプリの ReplayKit を利用しているそうです。
また @hokaccha からは、「リモートユーザーインタビュー便利くん for Web」という Web 版の実装が投稿されました。
Workcloud と Slack を連携するやつ
@takonomura の作品です。こちらはスタッフの投票で決める投票賞で 1 位を獲得しました。
在宅勤務では、どうしても勤務時間の記録が煩雑になりがちです。クックパッドでは大多数の社員がフレックスタイム制で働いていて、 Workcloud （勤怠システム）を利用した打刻を行っており、勤務開始時や退勤時に Slack でチームメンバーに共有する文化があります。 この作品は Workcloud での打刻時に Slack に出退勤のメッセージを自動で投稿してくれたり、Slack で出退勤に関する発言をしたときに、打刻忘れを検知して Slack で通知してくれます。
ハッカソンの後日談としては、この作品とは別に、Workcloud の API を経由して勤怠を記録できる Slack bot が社内で開発されたため、Slack での発言をトリガーにして出勤/退勤の打刻ができるようになりました。
みんなが買ったもの
こちらは @hogelog の作品。在宅勤務の不便を解消するためにみんながいろいろなものを購入していると思います。この作品はこれまで Amazon で買ってきたものを購入履歴から投稿することで、みんなが買っている便利なものを知ることができるサービス。この作品は人事本部長賞を受賞しました。
他の応募作品の例
上記の受賞作以外にも個性的な作品が多く出てきたので、ここではその一部をスクリーンショットとともに紹介します。
開催を振り返って
今回のハッカソンを振り返って、いくつか気付いた点を書きます。
見落としていた困りごとはまだまだ沢山ある
椅子や机がない、インターネット回線がない、などの、わかりやすく緊急度の高い課題は会社として取り組んできました。しかし今回のハッカソンで出てきた作品には、その作品を見て初めて「確かに私もそれ困ってた」と認識できるものが沢山ありました。在宅勤務において、まだ自分で認識してすらいない困りごとはまだ無数に残っているように思います。
在宅勤務においてまとまった時間を確保するのが難しかった
物理出社をしていたころは、エンジニア全員の予定を一日ブロックして、一日がかりのハッカソンイベントを行うというのはそれほど難しくありませんでした。しかし在宅勤務では、特に家族と暮らしている方はプライベートの時間と仕事の時間が入り乱れながら働いていたりするので、全員同時に丸一日拘束したイベントというのはこれまでより難易度が高いように思います。そのため、今回は提出締め切りまで 1 週間ほどの猶予を設け、その 1 週間のなかで「8 時間まで開発に使ってよい」というルールにしました。
チーム参加より個人参加のほうが動きやすかった
今回はチーム参加も可としていたので、チームを組もうとする人達は何組かありましたが、結果として全ての参加者が個人として参加しました。在宅勤務ではチームメンバーと同期を取りながら短時間で成果を出すのは難しい、というのは、普段の業務でも見られる傾向です。
全社イベントの価値を見直した
今回のハッカソンをやってみて、部署を超えて同じことに取り組む、同じ話題を持つ、同じ事で盛り上がる、ということはいまの状況下においては重要な意味を持つと改めて実感しました。在宅勤務では、仕事上直接繋がりのない人とは、視界にも入らず本当に疎遠になってしまいます。
おわりに
全員が在宅勤務に切り替えたときに、これまでと同じパフォーマンスが同じように発揮できると私は考えていません。しかし、在宅勤務環境はこうすれば全員普通に働ける！ というような、全員に当てはまるようなベストプラクティスは存在しません。家庭環境の違いやオンラインコミュニケーションの得意さなど、在宅勤務の課題は人それぞれ違いがあるためです。 クックパッドは幸いにしてもともとグローバル展開によって複数の国に拠点があり、世界中どこにいても仕事ができるように情報システム環境を作ってきました。とはいえ全員が在宅勤務という状況は私たちにとっても初めて経験することです。 在宅勤務期間の長期化において鍵となるのは、私はひとり一人のサバイバル能力だと考えています。つまり、自分に合った働き方・休み方・作業環境・自己管理方法などを自分の力で見つけ出し、実行していく能力です。自宅の中で何が起こっているのかは会社やマネージャーは知ることができませんし、ひとり一人サポートしてあげられることは限られているからです。今回のハッカソンは、そういった自分で自分の課題を見つけて解決することの重要さを思い出すきっかけにできたと感じています。
在宅勤務環境の継続的改善
コーポレートエンジニアリング担当 VP の @kani_b です。 新型コロナウイルス感染症の拡大リスクを鑑みて、従業員や関係者の皆さまの安全確保を目的に、クックパッドでは 2/18 (火) から、国内拠点の全従業員（正社員、契約社員、パート・アルバイト、派遣社員、通常在席の業務委託）を対象に在宅勤務の原則化を実施しています。現在は5月末まで継続する予定としています。
クックパッド、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴う在宅勤務（Work from Home）を5月末まで継続のお知らせ | クックパッド株式会社
また、クックパッドでは、今の状況にあわせた、料理に関する様々な取り組みを進めています。そうした取り組みを集めたページをオープンしていますので、こちらもぜひご覧ください。
私たちは、料理でつながろう | クックパッド株式会社
さて、在宅勤務が開始された 2 月に、在宅勤務に対する取り組みについてブログ記事で紹介しました。早いもので、在宅勤務開始からすでに2 ヶ月が経過しました。1 年のうちの 1/6 を在宅勤務で過ごしたことになります。
クックパッドの在宅勤務環境 - クックパッド開発者ブログ
この記事では、先ほどご紹介したような様々な取り組みを支える、在宅勤務のための体制づくりについて、前回の記事からのアップデートをご紹介します。
設備やシステムの改善
在宅勤務が長期化するにつれて、短期的には許容されていた課題を解決していく必要が出てきました。 まず、設備やシステムに対してどのような改善を行っているかを紹介します。
オフィスチェア・オフィスデスクのレンタル
まずはじめに課題となったのは、自宅環境に在宅勤務に適した椅子や机がなく、座椅子やベッドなどでの作業を余儀なくされている例が多く存在することでした。 机はもちろんですが、椅子は特に生産性、そして心身の健康に大きく影響します。 そこで、2 月末に在宅勤務の延長が決定された段階で、オフィスチェアやデスクを会社負担にてレンタルし、各家庭に配送することにしました。 ちなみに、購入ではなくレンタルとしているのは、購入と比較して少ない費用で多くの従業員により良い椅子を届けられることや、在宅勤務終了後に居室の現状復帰が可能である (そもそも机や椅子などを置くことを想定していない場合が多い) ことなどを考慮しています。
このほかに、オフィスで利用しているモニターについても希望者には各家庭へ配送しているため、オフィスに近い環境をつくることができるようになりつつあります。
写真にある左の机は、会社から送付しているモニターと、実際にレンタルしたデスク・チェアを配置したものです。
インターネット環境の改善
前回の記事でも紹介しましたが、クックパッドでは在宅勤務開始当初より 4G 回線を使ったモバイル Wi-Fi ルーターを貸し出し、テザリングの利用を前提に社用の携帯電話などを活用していました。 しかし、遠隔会議や業務によっては画像・動画のやり取りが多く、契約している通信容量を大幅に超過してしまう例や、そもそも帯域幅・レイテンシーが要件に見合わないケースが出てきました。 まずできる対応として、 4G 回線ではなく WiMAX2+ を利用できるモバイルルーターを用意し、随時交換を行ってきました。しかし、環境による速度差が大きいだけでなく、大容量なデータ通信を行う従業員の業務は相変わらずサポートするのが難しい状況にあります。また、モバイル Wi-Fi ルーターの新規調達も需要増大により難しくなってきました。
そのような状況を受け、各家庭にできる限り、いわゆる固定のインターネット環境を用意していただくのが、今後の対応長期化などを見込んだ上では最適と考えました。 そこでまず、在宅勤務を機に自宅にインターネット環境を用意する従業員に向け、工事費や契約事務手数料などの初期費用を負担することにしました。スムーズな利用開始のため、必要に応じてコーポレートエンジニアリング部 (ヘルプデスク) にて開通までの事務手続きや技術サポートを行うことにしています。
また、すでに家庭にインターネット環境があるものの、Wi-Fi 環境が良くなかったり、そもそも接続先 ISP がキャパシティ不足に陥っていたり… という例もあります。そうした方に向けては、社内 Wiki, ドキュメンテーションツールとして使われている Groupad に、Wi-Fi 環境の見直し方や有線 LAN 接続への切り替え方を案内する記事を書いたり、 Slack 内のあちこちでインターネット環境に詳しいエンジニアたちがコミュニティベースのサポートを行ったりしています。
契約書の電子化
この状況下においても安全に企業活動を進めるためにも、可能な限りの電子化に努める必要があります。すでに日本中でも多くの議論が起こっていますが、クックパッドにおいても、契約書類について全面的に電子サインを利用することとしました。 グローバル対応の必要性などから、 DocuSign を利用しています。こうした電子化の動きは、一社だけでなくできるだけ多くの方々にご協力いただくことではじめて成り立ちますので、クックパッドとのお取引がなくとも、ぜひご検討いただけますと嬉しいです。
Zoom Webinar の利用
コミュニケーションツールとしての Zoom 利用については前回のブログに書いた通りですが、全社ミーティングのようなイベントには Zoom Webinar を用いています。 配信者や利用者が普段利用している Zoom クライアントの操作感のまま利用できることはもちろんですが、現在ベータ版として提供されている言語通訳機能がよく活用されています。 この機能は、通訳そのものを行う機能ではなく、通訳者の方が発言者の発言を聞きながら通訳用の音声チャンネルに通訳音声を流すことのできる機能です。 クックパッドには、日本語を話す日本人だけでなく、業務に英語を使う従業員も多数在籍しています。これまでも全社ミーティングなどではレシーバーを用いた同時通訳を提供していました。この機能を利用することで、Webinar 環境においても、利用者側では言語選択をするだけで、同時通訳音声を聞きながら発表を見ることが可能になります。通訳者の方にも遠隔から協力をいただき、誰ひとりオフィスに来る必要なくこのような環境を実現できています。
また、全社ミーティングを Webinar に切り替えたことにより場所の制約がなくなりました。これによって、各自が見やすい環境で視聴でき、音声も聞き取りやすく、質疑応答やその後のフォローアップもしやすくなっています。結果として、オフィスでの全社ミーティングよりも参加者が増加しています。
勤怠システムの Slack 対応
在宅勤務期間中は、勤怠システムへの勤務時間登録を、システムにログインした上で行う必要があります。在宅勤務開始から様々な部署の Slack チャンネルを眺めていたところ、多くの人が勤怠システムに勤務時間を登録した上で Slack に出退勤を知らせるといったことをしていました。
出退勤の報告にはカスタム絵文字が主に使われていたため、絵文字の発言に反応して勤怠システムに打刻を行う bot を開発することで、出退勤の連絡を Slack に書き込むだけで、報告と同時に打刻を行うことができるようになりました。
ツールの使い方に関する情報発信
課題解決のためのツール導入は解決の入り口でしかなく、「ツールをどう使うか」という文化形成によって解決されることがほとんどです。 在宅勤務の原則化によって、特にコミュニケーションツールを中心に、ツールの使われ方の傾向が変わってきました。それに伴っていわゆる「Slack 疲れ」といった、コミュニケーションへの新しい疲労も起きつつあります。 現在の環境や会社に合ったコミュニケーションの形を模索するため、ツールの使い方についても積極的な発信やそれをもとにした議論を行っています。以下にその一部を紹介します。
- 「Slack 疲れ」の軽減
- 「通知を受け手がコントロールする」「正しくメンションを使う」「即レスを期待しない」といったある種のコツがあると考えられる
- Do not disturb (おやすみモード) の活用や Activity タブの利用などについて解説
- 先日リリースされたチャンネルのセクション化についても解説
- 「遠隔会議(Zoom)疲れ」の軽減
- 部屋の概念がない遠隔会議ではミーティングが延びやすいため、Google カレンダーの会議迅速化オプションなどの活用
- 気分によってカメラをオフにして話す
- 在宅勤務を行う上で重要な家族との関係を保つためにも、お子さんが入り込むといった場面をみんなで許容する
社内外でのナレッジシェア
環境改善の他にも、在宅勤務そのものや在宅勤務における仕事をよりよくするためにできることを積極的にシェアして共有しています。公開されている記事について、簡単に紹介しておきます。
- ユーザーインタビューのオンライン化
- サービス開発に欠かせないユーザーさんへのインタビューをオンラインで行う
- 記事: オンラインでもできる！リモートワーク中だけど ユーザーインタビューに挑戦した話｜Yui Tokairin｜note
- 現在ではさらに改良が進み、完全リモートになっています
- 即興プロトタイプを使った検証
- Alexa スキルの今後の検証のため、プロトタイプをその場で作りながら検証を進める方法
- 記事: リモートワーク中でもAlexaスキルのコンセプト検証がいい感じにできた話｜Naoki Hashimoto｜note
- この検証には私も被験者として参加しましたが、自宅のキッチンで実際に料理をしながら進めることができるため、整った環境を使うよりむしろ良い経験になったと思っています
ほかにも、
- 営業を担当する社員によるオンライン商談・お客様向けセミナー実施の Tips
- 各家庭での料理の情報
- マイクやカメラ、デスクを整理する便利グッズなどの情報
- リングフィットアドベンチャーの販売情報
など、様々な情報が Groupad や Slack で共有されています。
おわりに
クックパッドの在宅勤務環境は、このように、環境面の整備だけでなく、社員ひとりひとりの積極的な情報共有文化や、助け合いに支えられています。全員が等しく在宅勤務をする、という経験のない状況を、様々な議論を交えながら少しずつ改善しています。 今回、そして前回の記事もあわせて、打ち手に悩まれている方にお役に立てば幸いです。
また、今回ご紹介したような環境を一緒に支えていくコーポレートエンジニアをはじめ、エンジニアに限らず様々なポジションにて積極的な採用を続けています。採用情報サイトも合わせてぜひご覧ください。
質問がありましたら@kani_bまでお気軽に。
